M Romero Consultores

Dicha obligación subsiste en caso de cese en el ejercicio de la actividad empresarial, transmitiéndose a los herederos en el supuesto de fallecimiento del empresario y recae sobre los liquidadores en caso de disolución de sociedades.

Cada uno de los asientos de las operaciones subrogadas en el libro diario, y cada una de las anotaciones en los registros auxiliares, debería estar soportado en un documento que lo justifique.

Entre los documentos que es necesario conservar distinguimos los siguientes:

• Documentos emitidos por la propia empresa:
  • copias de las facturas (emitidas)
  • copias de los recibos de nóminas
  • ejemplares para la empresa de los impresos de liquidación periódica de seguridad social e impuestos
  • justificantes de desplazamientos del personal
  • cuadros de cálculo de riesgos probables, de insolvencias de deudores, de depreciación del inmovilizado, de determinación de costes de productos, de ajustes por imputación de resultados entre dos ejercicios, etc.
  • correspondencia, télex y fax enviados
  • etc.
• Documentos procedentes de terceros:
  • escrituras públicas
  • contratos intervenidos por fedatario mercantil
  • contratos privados
  • facturas (recibidas)
  • justificantes y extractos bancarios
  • correspondencia, télex y fax recibidos
  • etc.

Fiscalmente, se exige la conservación de las facturas recibidas, los justificantes contables y los duplicados de las facturas emitidas durante el período de prescripción del impuesto del que han constituido documentos formales para su liquidación.