M Romero Consultores

Los empresarios tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada que permita el seguimiento de sus operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios. Art.25 C.Com 22-08-85

Libros Obligatorios

De forma general

Se exige la llevanza de los siguientes libros de contabilidad:

En cuanto al Registro o Libro mayor, en el que se registran de forma cronológica los asientos del Libro Diario correspondientes a todas las cuentas, se configura como libro no obligatorio, si bien en la práctica su llevanza es imprescindible para la confección de los Balances de Sumas y Saldos.

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

Específicos sociedades mercantiles

(Art.26 y 27 del Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio)

Además, las sociedades mercantiles deben llevar:

Libro de actas.

Deben constar al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

Libro de acciones nominativas, en sociedades anónimas y comanditarias por acciones.

Libro registro de socios en las sociedades limitadas.

Específicos cooperativas

Las cooperativas deben llevar los siguientes libros de contabilidad:

Libro de inventario y balances

Se abre con el balance inicial detallado de la cooperativa y recoge anualmente el inventario, el balance del ejercicio y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Libro diario.

Registra día a día todas las operaciones relativas al ejercicio económico de la cooperativa.

También es válida la anotación conjunta de los totales de los períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros, fichas o registros concordantes, aunque no estén legalizados.

Libro de actas, es obligatorio para las sociedades mercantiles

Libro de informes de la censura de cuentas.

Recoge los informes emitidos por los interventores y, en su caso, por la auditoría externa.

Lugar y Plazos de Legalización

(Artículo 27 del Código de Comercio 22-08-85)

Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.

Lo dispuesto en los párrafos anteriores se aplicará al libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones y al libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada, que podrán llevarse por medios informáticos, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente.

Tipos de Legalización

La legalización puede realizarse:

• A priori, es decir antes de su utilización, presentando los folios en blanco y numerados correlativamente (Art.332 RD 1784/1996).
• A posteriori. El libro estará formado por hojas (folios) sobre las que previamente se han realizado los correspondientes registros y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo, en cuyo caso se exigen los siguientes requisitos:
  • Su previa encuadernación hasta formar el libro.
  • Estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios.
  • Tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicadas.
  • Anular los posibles espacios en blanco.

En el caso de los libros obligatorios cuya legalización se pretenda «a posteriori», se exige que esta se practique antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Si, por alguna razón, la legalización se solicita fuera del plazo señalado, el registrador lo debe hacer así constar en la diligencia que ha de practicar en la primera de las hojas del libro.

Según instrucción de 31 de diciembre de 1999 (BOE 8 Enero 2000), de la Dirección General de los Registros y del Notariado, los libros de los empresarios que puedan ser presentados para su legalización después de su utilización, cuando se lleven en soporte informático, podrán legalizarse en el Registro Mercantil competente mediante su presentación:

• Impresos y encuadernados en soporte papel con arreglo a lo dispuesto en los artículos 329 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil.
• En soporte informático y en el formato que determina esta instrucción.
• A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea, en la forma que se determina en esta instrucción.

 

DEPOSITO DE CUENTAS

Existe además, obligación de presentar para su depósito, las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio de la entidad, a los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comandita por acciones, de garantía reciproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otro empresario que en virtud de disposiciones vigentes que regulen su actividad, vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales. Dichas cuentas, se deberán presentar en el Registro dentro del mes siguiente a su aprobación. (Art. 365 del Reglamento del Registro).

En el caso de las Sociedades Anónimas, están obligadas a presentar, además de lo anteriormente expuesto, un informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados, y en su caso, el informe de auditoria, cuando la sociedad estuviera obligada a realizarla.

Según instrucción de 30 de diciembre de 1999 (BOE 8 Enero 2000), de la Dirección General de los Registros y del Notariado, las Cuentas Anuales que los empresarios o entidades inscritas y los sujetos o entidades no inscritas obligadas a ello y que deben ser depositadas en los Registros Mercantiles con arreglo a los modelos oficiales pueden ser presentadas Las cuentas anuales que los empresarios o entidades inscritas y los sujetos o entidades no inscritas obligadas a ello y que deben ser depositadas en los Registros Mercantiles con arreglo a los modelos oficiales pueden ser presentadas:

• En soporte papel conforme a las normas generales.
• En soporte informático, en la forma que se determina en esta disposición.
• A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea, de conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto-ley 14/1999 de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, la Resolución de este centro directivo de 12 de noviembre de 1999 y esta instrucción.

 

PROGRAMAS PARA LEGALIZACIÓN DE LIBROS Y DEPÓSITO DE CUENTAS

Tanto para la legalización de los libros contables como para el depósito de las cuentas anuales, es necesario la instalación de las últimas versiones de los programas proporcionados por el registro mercantil, con objeto de poder obtener los documentos y la certificación de la firma digital necesaria para su correspondiente legalización o depósito.

Pulse sobre Registro Electrónico para descargar los programas.