Especial Cierre Contable

Con este monográfico queremos conformar una guía que sirva de orientación sobre los pasos a realizar en el proceso del cierre contable. En ella, podrá encontrar un check-list de la preparación previa, los documentos que debe facilitar a nuestro despacho, así como otra información relativa a las obligaciones de deposito y legalización de las cuentas anuales y los libros contables.

Ver la documentación necesaria para realizar el cierre contable

Preparación Cierre Contable

Con el objeto de facilitar la preparación del cierre contable es preciso llevar a cabo una serie de trabajos coincidentes con el fin del ejercicio que concluye, este coincide generalmente con el 31 de diciembre.

 

A) TRABAJOS QUE SE HAN DE REALIZAR CON FECHA 31 DE DICIEMBRE:

1.-Inventario de Existencias: Se efectúa un recuento físico, debidamente valorado, de los productos que se encuentren en losalmacenes al día 31 de Diciembre, clasificándolos según su actividad: comerciales, materias primas, productos en curso de fabricación, productos terminados, etc. No olvide que las mercancías en depósito no deben incluirse.

2.-Inventario del Inmovilizado Material: Consiste en comprobar si los elementos que figuran en el balance de la empresa a 31 de diciembre existen en la realidad, evaluando si se ha producido algún deterioro anormal de su valor o su baja definitiva (por ejemplo, por venta o destrucción del mismo). Si su empresa aún no dispone de un control exhaustivo y permanente de los elementos que integran su Inmovilizado, debe implantarlo a la mayor brevedad posible, siendo éste el momento idóneo para su inicio. Recuerde que debe distinguir expresamente aquellos elementos que se encuentren fuera de uso.

3.-Arqueo de Caja: Se realiza un recuento físico del efectivo en caja, banco y otros documentos (vales pendientes de justificar, talones bancarios, etc.) estableciendo las posibles diferencias

con el saldo contable.

B) TRABAJOS COMPLEMENTARIOS Y RECOMENDACIONES:

1.- Valorar correctamente los Albaranes pendientes de recibir factura y la mercancía servida a Clientes con factura pendiente de realizar al 31de diciembre. Le recordamos que el importe debe facilitarse sin IVA.

2.- Agilizar la petición a Proveedores y Acreedores de las facturascorrespondientes a mercancías recibidas o servicios prestados en el ejercicio que se cierra.

3.- Preparar los documentos justificativos de los saldos de Clientes Morosos. Serán deducibles las dotaciones cuando:

  • hayan pasado 6 meses desde el vencimiento de la obligación;
  • el deudor esté en situación de concurso;
  • el deudor esté procesado por delito de alzamiento de bienes; o,
  • las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de un litigio judicial. Se exceptúan las deudas con entidades de derecho público o, de forma general, aquellas que estén garantizadas o se tengan con entidades vinculadas.

Se recomienda consultar la legislación para más detalles.

4.- Analizar los saldos de Clientes y demás Deudores por operaciones de tráfico con objeto de verificar la existencia de cantidades recibidas a cuenta por las que no se haya producido Devengo de IVA, tal y como establece la Legislación del mencionado impuesto.

5.- En el caso de que en su balance existan saldos representativos de deudas o créditos en moneda extranjera, solicitar de su entidad bancaria el tipo de cambio de dicha divisa al día 31 de diciembre.

6.- Ultimar la conciliación de los saldos bancarios, justificando documentalmente las posibles diferencias existentes entre los mismos y los saldos contables.

7.- Verificar las declaraciones de impuestos (IRPF, IVA, etc.) presentadas a lo largo del ejercicio, confrontándolas con los importes contabilizados con objeto de regularizar, en su caso, las diferencias existentes en la última autoliquidación y en el correspondiente Resumen Anual, evitando, en lo posible, la posterior presentación de Declaraciones Complementarias.

8.- Recopilar toda la documentación necesaria para el Expediente de CierreContable que aún no nos haya facilitado.

9.- Se recomienda contrastar, al menos con sus Clientes y Proveedores más significativos, tanto el saldo contable al día 31 de diciembre como la cantidad a incluir en la Declaración de Operaciones con Terceros (Modelo 347).

Plazos vinculados al cierre del ejercicio

El calendario de obligaciones contables de las sociedades mercantiles (S.A., S.L., sociedad en comandita por acciones y sociedad anónima laboral) y Cooperativas está marcado por los siguientes plazos. En principio, las sociedades mercantiles, en función de su propia problemática, pueden elegir la fecha en las que comenzar su ejercicio social, sin embargo, dadas las implicaciones fiscales y los usos habituales en el comercio, la inmensa mayoría comienzan el ejercicio el 1 de enero y lo concluyen el 31 de diciembre. De acuerdo con esto, daremos unas fechas indicativas a razón de los plazos legales establecidos.

Antes de iniciar la actividad económica, o cuando sea necesario sustituir los libro

  • Prelegalización de los libros (art. 27 C de C).

 

A lo largo del ejercicio:

  • Contabilización de las operaciones.
  • Al menos trimestralmente, transcripción o elaboración para su posterior legalización, del Balance de Comprobación con Sumas y Saldos. En caso de que se haya optado por su posterior legalización, ésta deberá efectuarse antes de que transcurran 4 meses, contados a partir de la finalización del período del que se trate.
  • A efectos fiscales, la contabilidad y los registros de índole fiscal únicamente podrá llevarse con un retraso de 3 meses, siendo el incumplimiento sancionable con 300 €, de acuerdo con la Nueva Ley General Tributaria.

 

En la fecha de cierre del ejercicio(31 de Diciembre)

  • Elaboración del Inventario.

 

En el plazo máximo de 3 meses, contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio social(fecha límite: 31 de marzo)

  • Formulación de las cuentas anuales, del informe de gestión y de la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas y del informe de gestión consolidados.

 

Si la sociedad está obligada a auditarse.

  • Los auditores de cuentas dispondrán como mínimo de un plazo de 1 mes, a partir del momento en que les fueren entregadas las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe.

 

Antes de que transcurran 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio(fecha límite: 30 de abril)

  • Cierre de las cuentas.
  • Legalización de los libros que no se hubieran prelegalizado (art. 27 C de C):
    • el diario,
    • los balances de comprobación con sumas y saldos, al menos trimestrales,
    • el inventario final, y
    • las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria).

 

Dentro de los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio(fecha límite: 30 de junio)

  • Reunión de la Junta General para la aprobación de las cuentas del ejercicio anterior, si procede, y resolver sobre la aplicación del resultado.
  • A partir de la convocatoria de dicha junta general, cualquier accionista podrá obtener de la sociedad los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma y, en su caso, el informe de los auditores de cuentas.

 

Impuesto sobre Sociedades (art. 142 L 43/95)

  • Para empresas cuyo período impositivo coincida con el año natural, 25 de julio.
  • Para el resto de entidades, 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la conclusión del período impositivo.

 

Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales(fecha límite: 30 de julio)

  • Presentación para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social de los siguientes documentos:
    • certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado, adjuntando un ejemplar de las cuentas anuales,
    • informe de gestión, y
    • informe de los auditores cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera practicado a petición de la minoría.

 

Dentro de los 15 días siguientes a la fecha de presentación en el Registro(fecha límite: 14 de agosto)

  • Calificación, por parte del registrador, si los documentos presentados son los exigidos por la Ley.
  • Publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil del anuncio de las sociedades que hubieren cumplido con la obligación del depósito. Cualquier persona podrá obtener información de todos los documentos depositados.

Modelos de cuentas exigibles

Existen tres modelos de cuentas anuales normalizados por la legislación contable española: normal, abreviado y simplificado.

En el caso de las sociedades mercantiles, se tendrán en cuenta los límites expresados en el siguiente cuadro para la determinación de los modelos de cuentas anuales exigibles.

 

LimitesCuentasAnuales

Se entiende por:

  • Activos: el total que figura en el modelo del balance.
  • Cifra Anual de Negocios: ventas netas de bienes y servicios correspondientes a las actividades ordinarias.
  • Nº de Trabajadores: número medio de empleados durante el ejercicio.

Para que se pueda aplicar el modelo de cuentas anuales abreviado, o se deba dejar de hacerlo, será necesario que la sociedad sobrepase dos de los tres límites mencionados durante dos ejercicios consecutivos.

Obligación de auditar

Todas las Sociedades tendrán la obligación de auditar sus cuentas anuales y en su caso el informe de gestión, excepto aquellas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, al cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  • Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
  • Que la cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
  • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Estas sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las anteriores circunstancias.

Así mismo, también quedarán exceptuadas de la obligación de auditar las cuentas anuales, aquellas sociedades que siendo su primer ejercicio social desde la constitución, transformación o fusión, reúnan al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas anteriormente.

Personas que deben formular y suscribir las cuentas anuales

La formulación de las cuentas anuales es deber del empresario, en las empresas cuyo titular sea una persona física, o por los administradores, en caso de que la titularidad corresponda a una persona jurídica.

En cuanto a la firma de las cuentas anuales, debe hacerse necesariamente:

  • Por el propio empresario, si la titularidad de la empresa corresponde a un empresario individual.
  • Por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales, en las sociedades colectivas y comanditarias.
  • Por todos los administradores, en las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada.
    En los supuestos b) y c), si falta la firma de alguna de las personas obligadas a suscribir las cuentas anuales, debe señalarse así en los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.

Libros de contabilidad de carácter obligatorio

Los libros de contabilidad cuya llevanza se establece con carácter obligatorio para todo empresario son:

  • Libro de inventarios y cuentas anuales.
  • Libro diario.

Existen otros libros obligatorios, de naturaleza no específicamente contable, establecidos por el Código de Comercio y por otras leyes. Por su importancia, destacamos:

  • Para las sociedades mercantiles: el libro de actas.
  • Para las sociedades anónimas, comanditarias por acciones y anónimas laborales: el libro registro de acciones nominativas.
  • Para las sociedades de responsabilidad limitada: el libro registro de socios.
  • En las sociedades unipersonales de responsabilidad limitada: el libro registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.

El libro mayor no es un libro obligatorio, sin embargo a efectos de la operativa contable es de gran importancia. En el caso de que en el libro diario se registrasen por anotaciones conjuntas los totales de las operaciones acaecidas a lo largo de un período, se convertiría en la práctica en un libro obligatorio, ya que para seguir tal procedimiento se exige que el detalle de tales asientos resúmenes aparezca en otros libros o registros concordantes.

LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

Se trata de un libro único, en el que se integran las transcripciones de los siguientes estados informativos de síntesis:

  • Balance inicial detallado de la empresa.
  • Balances de comprobación, con sumas y saldos.
  • Inventario de cierre del ejercicio.
  • Cuentas anuales.

BALANCE INICIAL

Se trata de un estado de síntesis informativa de carácter contable que muestra la situación patrimonial de la empresa al inicio del ejercicio, mostrando sus bienes, derechos y obligaciones.

BALANCES DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

Su función es relacionar todas y cada una de las cuentas, tanto las de balance (PGC grupos 1 a 5) como las de gastos e ingresos (PGC grupos 6 y 7). La periodicidad con que han de transcribirse estos balances es, al menos, trimestral.

INVENTARIO

El inventario del patrimonio de una empresa al cierre del ejercicio se configura como una relación descriptiva y valorada de los elementos patrimoniales que lo integran.

El método para confeccionar un inventario consiste, en primer lugar, en proceder a la identificación y recuento físico de todos y cada uno de los elementos que componen el patrimonio de la empresa, tanto de los bienes y derechos, como de las obligaciones, para, a continuación, proceder al registro de su descripción, cuantificación (número de unidades del elemento) y valoración (precio unitario y valor global).

CUENTAS ANUALES

Las cuentas anuales están formadas por los siguientes documentos contables:

  • Balance (de situación).
  • Cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Memoria.

LIBRO DIARIO

Su función es la de registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

LIBRO DE ACTAS

A pesar de no tratarse un libro de carácter contable, todas las sociedades mercantiles están obligadas a la llevanza de un libro de actas. En él se inscribirán los acuerdos tomados por las juntas, generales y especiales, y demás órganos colegiados de la sociedad (administradores mancomunados, consejo de administración, comisiones ejecutivas…). Ha de expresar los datos de convocatoria y constitución del órgano; un resumen de los asuntos debatidos; intervenciones de las que se solicite constancia y los resultados de la votación.

Obligación de conservar la documentación del negocio

El empresario tiene la obligación de conservar los documentos y justificantes concernientes a su negocio durante un período de 6 años, debidamente ordenados.

Dicha obligación subsiste en caso de cese en el ejercicio de la actividad empresarial, transmitiéndose a los herederos en el supuesto de fallecimiento del empresario y recae sobre los liquidadores en caso de disolución de sociedades.

Cada uno de los asientos de las operaciones subrogadas en el libro diario, y cada una de las anotaciones en los registros auxiliares, debería estar soportado en un documento que lo justifique.

Entre los documentos que es necesario conservar distinguimos los siguientes:

  • Documentos emitidos por la propia empresa:
    • copias de las facturas (emitidas)
    • copias de los recibos de nóminas
    • ejemplares para la empresa de los impresos de liquidación periódica de seguridad social e impuestos
    • justificantes de desplazamientos del personal
    • cuadros de cálculo de riesgos probables, de insolvencias de deudores, de depreciación del inmovilizado, de determinación de costes de productos, de ajustes por imputación de resultados entre dos ejercicios, etc.
    • correspondencia, télex y fax enviados
    • etc.
  • Documentos procedentes de terceros:
    • escrituras públicas
    • contratos intervenidos por fedatario mercantil
    • contratos privados
    • facturas (recibidas)
    • justificantes y extractos bancarios
    • correspondencia, télex y fax recibidos
    • etc.

Fiscalmente, se exige la conservación de las facturas recibidas, los justificantes contables y los duplicados de las facturas emitidas durante el período de prescripción del impuesto del que han constituido documentos formales para su liquidación.

Desde 1-1-2003, cabe la posibilidad de cumplir con la obligación de conservar facturas y justificantes contables durante el período de prescripción mediantemedios electrónicos. En caso de conservación por medios electrónicos, se debe garantizar a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a dichas facturas como su carga remota y utilización. También se ha previsto la transmisión de facturas por medios electrónicos siempre que así lo haya consentido su destinatario y los medios utilizados garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Legalización de libros y depósito de cuentas

Los empresarios tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada que permita el seguimiento de sus operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios. Art.25 C.Com 22-08-85

 

De forma general

Se exige la llevanza de los siguientes libros de contabilidad:

Libro de inventarios y cuentas anuales.

Se abre con el balance inicial detallado. Deben transcribirse, al menos trimestralmente, con sumas y saldos los balances de comprobación, así como el inventario de cierre y las cuentas anuales. Art.28 C.Com 22-08-85

Libro diario.

Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Sin embargo, es válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

En cuanto al Registro o Libro mayor, en el que se registran de forma cronológica los asientos del Libro Diario correspondientes a todas las cuentas, se configura como libro no obligatorio, si bien en la práctica su llevanza es imprescindible para la confección de los Balances de Sumas y Saldos.

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

Específicos sociedades mercantiles

(Art.26 y 27 del Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio)

Además, las sociedades mercantiles deben llevar:

Libro de actas.

Deben constar al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

Libro de acciones nominativas, en sociedades anónimas y comanditarias por acciones.
Libro registro de socios en las sociedades limitadas.

 

Específicos cooperativas

Las cooperativas deben llevar los siguientes libros de contabilidad:

Libro de inventario y cuentas anuales

Se abre con el balance inicial detallado de la cooperativa y recoge anualmente el inventario, el balance del ejercicio y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Libro diario.

Registra día a día todas las operaciones relativas al ejercicio económico de la cooperativa.

También es válida la anotación conjunta de los totales de los períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros, fichas o registros concordantes, aunque no estén legalizados.

Libro de actas de la Asamblea General, del órgano de administración y en su caso, de las juntas preparatorias y de otros órganos colegiados.
Libro de personas socias y de aportaciones al capital
Libro de informes de la censura de cuentas.

Recoge los informes emitidos por los interventores y, en su caso, por la auditoría externa.

 

Lugar y Plazos de Legalización

(Art.18 Ley 14/2013, de 27 de septiembre)
  1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
  2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
  3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.

 

DEPOSITO DE CUENTAS

Existe además, obligación de presentar para su depósito, las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio de la entidad, a los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comandita por acciones, de garantía reciproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otro empresario que en virtud de disposiciones vigentes que regulen su actividad, vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales. Dichas cuentas, se deberán presentar en el Registro dentro del mes siguiente a su aprobación. (Art. 365 del Reglamento del Registro).

En el caso de las Sociedades Anónimas, están obligadas a presentar, además de lo anteriormente expuesto, un informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados, y en su caso, el informe de auditoria, cuando la sociedad estuviera obligada a realizarla.

Según instrucción de 30 de diciembre de 1999 (BOE 8 Enero 2000), de la Dirección General de los Registros y del Notariado, las Cuentas Anuales que los empresarios o entidades inscritas y los sujetos o entidades no inscritas obligadas a ello y que deben ser depositadas en los Registros Mercantiles con arreglo a los modelos oficiales pueden ser presentadas Las cuentas anuales que los empresarios o entidades inscritas y los sujetos o entidades no inscritas obligadas a ello y que deben ser depositadas en los Registros Mercantiles con arreglo a los modelos oficiales pueden ser presentadas:

  • En soporte papel conforme a las normas generales.
  • En soporte informático, en la forma que se determina en esta disposición.
  • A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea, de conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto-ley 14/1999 de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, la Resolución de este centro directivo de 12 de noviembre de 1999 y esta instrucción.

 

PROGRAMAS PARA LEGALIZACIÓN DE LIBROS Y DEPÓSITO DE CUENTAS

Tanto para la legalización de los libros contables como para el depósito de las cuentas anuales, es necesario la instalación de las últimas versiones de los programas proporcionados por el registro mercantil, con objeto de poder obtener los documentos y la certificación de la firma digital necesaria para su correspondiente legalización o depósito.

Pulse sobre Registro Electrónico para descargar los programas.