Obligación de conservar la documentación del negocio

El empresario tiene la obligación de conservar los documentos y justificantes concernientes a su negocio durante un período de 6 años, debidamente ordenados.

Dicha obligación subsiste en caso de cese en el ejercicio de la actividad empresarial, transmitiéndose a los herederos en el supuesto de fallecimiento del empresario y recae sobre los liquidadores en caso de disolución de sociedades.

Cada uno de los asientos de las operaciones subrogadas en el libro diario, y cada una de las anotaciones en los registros auxiliares, debería estar soportado en un documento que lo justifique.

Entre los documentos que es necesario conservar distinguimos los siguientes:

  • Documentos emitidos por la propia empresa:
    • copias de las facturas (emitidas)
    • copias de los recibos de nóminas
    • ejemplares para la empresa de los impresos de liquidación periódica de seguridad social e impuestos
    • justificantes de desplazamientos del personal
    • cuadros de cálculo de riesgos probables, de insolvencias de deudores, de depreciación del inmovilizado, de determinación de costes de productos, de ajustes por imputación de resultados entre dos ejercicios, etc.
    • correspondencia, télex y fax enviados
    • etc.
  • Documentos procedentes de terceros:
    • escrituras públicas
    • contratos intervenidos por fedatario mercantil
    • contratos privados
    • facturas (recibidas)
    • justificantes y extractos bancarios
    • correspondencia, télex y fax recibidos
    • etc.

Fiscalmente, se exige la conservación de las facturas recibidas, los justificantes contables y los duplicados de las facturas emitidas durante el período de prescripción del impuesto del que han constituido documentos formales para su liquidación.

Desde 1-1-2003, cabe la posibilidad de cumplir con la obligación de conservar facturas y justificantes contables durante el período de prescripción mediante medios electrónicos. En caso de conservación por medios electrónicos, se debe garantizar a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a dichas facturas como su carga remota y utilización. También se ha previsto la transmisión de facturas por medios electrónicos siempre que así lo haya consentido su destinatario y los medios utilizados garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.